Técnicas para tener dialogo constructivo con su empleado

El manejo adecuado del desempeño es una pieza clave en la ejecución de su negocio, ya que permite mantener o aumentar el compromiso de los empleados y, al mismo tiempo, permite identificar los empleados sobresalientes, así como los deficientes. No hay un factor más desmoralizante para el empleado que no reconocerle por el buen trabajo efectuado, así como no tomar medidas correctivas contra los empleados que ejecutan sus tareas de forma deficiente. Por lo tanto, manejar adecuadamente el desempeño, le permitirá: (a) incentivar y reconocer a sus empleados estrellas; (b) tomar acciones contra los empleados deficientes; y (c) aumentar los niveles de compromiso y satisfacción general de sus empleados.

Sin embargo, la comunicación al empleado sobre temas de desempeño, sobre todo cuando se trata de un desempeño deficiente, es una tarea difícil para el supervisor. En ese tipo de comunicaciones, el supervisor o representante del área de Recursos Humanos debe considerar factores humanos, tales como el manejo adecuado de las emociones, la capacidad de manejar situaciones estresantes o conflictos y la inteligencia emocional de todos los involucrados. Luego de varios años trabajando en el área de recursos humanos, adjunto algunos consejos sobre cómo manejar las comunicaciones de desempeño deficiente con los empleados:

1. Presente su preocupación al empleado de forma clara y simple: El diálogo con el empleado debe ser claro, transparente y simple. Mientras más claro y sencillo sea el mensaje, mayor será la probabilidad de que el empleado entienda cabalmente la preocupación disciplinaria que se le presentó. Incluya ejemplos específicos que sustenten sus preocupaciones, de suerte que el empleado pueda poner en perspectiva la situación presentada. De igual manera, si puede hacer la correlación entre el ejemplo específico presentado y el impacto que ello tuvo en la empresa, mayor será la receptividad del empleado.

2. Escuche al empleado. Escuchar es la base de una buena comunicación. No se enfoque solamente en lo que usted quiere comunicar, sino que tome su tiempo para escuchar la posición del empleado. Uno de los errores más comunes del supervisor o del representante de recursos humanos que está manejando el asunto disciplinario es que escucha con la intención de contestar o replicar al empleado y no con la intención de escuchar con empatía para realmente entender la situación y tener un cuadro completo. ¡Se sorprenderá de todo lo que puede lograr con sencillamente escuchar al empleado con empatía y sensibilidad! Permita al empleado expresarse y presentar su punto de vista. Tener puntos de vista distintos no significa que el empleado no esté receptivo a lo que se le está comunicando, sino que está expresando su posición desde su perspectiva. Lo ideal es que logre acuerdos con el empleado y eso sólo lo lograra prestando atención y escuchando verdaderamente al empleado.

3. Intente hacer compromisos o acuerdos: Intente finalizar la conversación con el empleado con algún compromiso o acuerdo. Por ejemplo, comprometerse a aumentar la productividad diaria o el porciento esperado en las métricas de calidad. Procure utilizar datos, métricas u objetivos específicos y medibles, que luego puedan ser evaluados, para determinar si realmente el empelado esta cumpliendo con el compromiso o acuerdo efectuado. Finalizar la conversación con un compromiso o acuerdo con el empleado, significa que el empleado está comprometido con mejorar su desempeño y que tomó la retroalimentación del supervisor como una oportunidad para mejorar su desempeño.

4. Comience y termine la conversación con algo positivo: Ponga en perspectiva el desempeño completo del empleado. No se enfoque solo en la parte negativa asociada a desempeño que interesa comunicar. Tome la oportunidad para presentarle al empleado aspectos positivos de su desempeño o ejecutoria. A esos efectos, comience con algo positivo en torno al desempeño del empleado y finalice la conversación también con otra nota positiva. Ello permitirá que el empleado continúe comprometido con su empresa y que realmente se esfuerce por cumplir con el compromiso o acuerdo al que llegó con usted.

5. Dé Seguimiento: En muchas ocasiones, el supervisor o el representante de Recursos Humano se prepara para presentar la situación de desempeño al empleado, pero se olvida de los seguimientos. Por ello, es importante que el diálogo no termine con la conversación inicial, sino que se deben calendarizar también los seguimientos, para evaluar el progreso del empleado. De ser posible, en la misma conversación en la cual tuvo el dialogo original, calendarice una reunión de seguimiento con el empleado, en la cual se atenderán los progresos que ha tenido el empleado en su desempeño, a la luz de los acuerdos o compromisos con los cuales el empleado se comprometió con usted.

6. Convierta la retroalimientacion parte de la cultura de su empresa: Cuando la retroalimentación continua es parte de la cultura organizacional de la empresa, manejar los temas de desempeño es algo natural del negocio, por lo que el empleado lo valora como una inversión que hace el supervisor en su desempeño. Sin embargo, para que la retroalimentación sea algo cultural de la organización, debe incluir tanto la retroalimentación positiva o sobresaliente, así como la deficiente. Si solo se asocia la retroalimentación con problemas de desempeño, no lograra convertir la retroalimentación en parte de la cultura de su empresa, lo cual redundará en empleados menos comprometidos y menos receptivos a manejar asuntos relacionados a desempeño.

Esperamos que estas técnicas le hayan servido de utilidad. Le recordamos que en Asistencia Virtual Incorporado ofrecemos consultoría en el área de recursos humanos. ¡Valore al talento de su empresa e invierta en su compromiso, ya que son pieza clave en el éxito de su negocio!