La importancia del Manual del Empleados

El Manual de Empleados es la herramienta principal que tiene el patrono para: (a) informar a los empleados cuáles son las pautas y reglas aplicables al contrato de empleo; (b) cumplir con la parte regulatoria y administrativa del negocio al incluir las políticas aplicables a la empresa; y (c) mantener la uniformidad en la comunicación presentada a los empleados, particularmente en el área de beneficios y normas de conducta. Por eso es importante tener un Manual de Empleados que se ajuste a la realidad y necesidades de su negocio, ya que ello promueve una mejor administración de su empresa y un mejor manejo de los empleados y el talento humano.

¿Qué información debe contener el Manual de Empleados?

- Historia de la empresa; Misión, Visión, Valores:

Usualmente el Manual de Empleados comienza con un trasfondo o historial general de la empresa, así como la inclusión de la Visión y Misión del Negocio, junto con los Valores Corporativos. Recuerde que esta será la primera impresión que tendrán los empleados sobre el negocio y lo que le permitirá determinar, de entrada, si están alineados a la cultura organizacional de la empresa.

- Políticas – voluntarias y requeridas:

El Manual de Empleados también incluye las Políticas aplicables al negocio, tanto las voluntarias establecidas por la empresa, así como aquellas que son requeridas por disposición de ley. Algunos patronos incluyen el texto completo de las políticas y otros solo hacen alusión general a las mismas, pero mantienen el texto de las Políticas aparte. Todo depende del estilo del patrono y con cuanta frecuencia suelen enmendar sus políticas corporativas.

- Normas de Conducta:

Una parte importante del Manual de Empleados son las Normas de Conducta aplicables en el empleo. Ello incluye determinar cuál será la posición de la empresa en normas tales como asistencia, registro de asistencia, código de vestimenta, cumplimiento con los estándares de productividad, calidad o servicio, seguridad, cumplimiento con los estándares de las evaluaciones, entre otros requisitos. Cada negocio es único y tiene sus propias particularidades, por lo que las Normas de Conducta deben estar adaptadas a la realidad de su empresa. Lo importante es tener reglas básicas que dispongan cuáles deben ser las Normas de Conducta esperada por parte de los empleados, lo cual facilita poder disciplinar posteriormente a los empleados, en caso de que incumplan con alguna de dichas disposiciones.

- Beneficios:

La sección de beneficios a empleados es otra parte importante que se incluye en el Manual de Empleados. Por ejemplo, describir cuál es su política de vacaciones, cuáles planes voluntarios (ya sea de vida, salud u otros) ofrece a su equipo de trabajo, si ofrece bonos como parte de su paquete de compensación, cuáles son los requisitos aplicables a los mismos. Incluir los beneficios en el Manual de Empleados promueve la uniformidad en la aplicación de los mismos y también abona a crear una cultura de comunicación abierta y transparente con su equipo de trabajo. Incluso, empresas de avanzada y que cumplen con las mejores prácticas de recursos humanos, publican también información sobre la escala de salarios aplicables y los distintos niveles de compensación. Recuerde que la comunicación abierta es el principal factor no económico que promueve el aumento en los índices de satisfacción y compromiso de sus empleados.

- Disciplina:

Por último, el Manual de Empleado debe disponer sobre la forma en que se atenderán los incumplimientos con las Normas de Conducta. Por ejemplo, si un empleado reprobó la evaluación anual de desempeño, cuál será la consecuencia de ese incumplimiento y cómo se manejará el mismo. De igual manera, cómo se tratarán temas de incumplimiento con las métricas de calidad o productividad; o con las reglas de asistencia o registro de asistencia. Recuerde que, de ordinario, se requiere disciplina progresiva para poder separar del empleo a un empleado regular. Sin embargo, existen ciertas excepciones que permiten el despido automático de empleados con una sola falta. No obstante, deben ser faltas de gran severidad y usualmente están identificadas en el Manual de Empleados como faltas que ameritan el despido inmediato. Por eso es importante tener un Manual de Empleado que disponga todo lo relativo a la imposición de disciplina a los empleados, ya que ello le ahorrará tiempo, dinero y costos legales en un futuro.